Datoteka je dokument, v katerem so zapisani določeni podatki (splošni, bibliografski, policijski itd.). Datoteka (iz francoskega dokumenta ) je običajno majhna in pravokotne oblike, tako da jo je mogoče enostavno shraniti v datoteko. Na primer: "Zdaj gledam na kartico in potrjujem, v katerem letu je bila ta knjiga objavljena", "Če se želite pridružiti klubu, morate izpolniti to kartico", "Maria bo dodala nove informacije vaši kartici" .

List ali kartica, ki omogoča nadzor nad vhodi in izhodi dela, je znana tudi kot zapis. Trenutno se te datoteke lahko upravljajo tudi z digitalnim dokumentom: "Šef je besen: pravkar je analiziral datoteko meseca in ugotovil, da ste zamudili šestkrat", "Želim, da kartica izgine, tako da ne bom odtegnjen. predstaviteljstvo " .

Pogosta uporaba spisa je povezana z registracijo glavnih značilnosti knjige, poročila ali preiskave . Na ta način je možno poznati vsebino določene publikacije samo z branjem datoteke, kar olajša nalaganje in iskanje informacij: "Datoteka mora vsebovati naslov dela, ime avtorja, datum izdaja in povzetek njegove argumentacije ", " Oprostite, mi lahko pomagate? Ne najdem datoteke te knjige . "

Papirne datoteke so predhodniki zapisov trenutnih podatkovnih baz, ki so shranjene v pomnilniku računalnika. Medtem ko je danes dovolj, da imamo v nekaj sekundah precej učinkovit procesor, da najdemo želene informacije (odvisno od količine osnove in tehničnih specifikacij opreme, minimalni čas je lahko delček sekunde), iskanje v papirnih čipih je bilo odvisno od številnih različnih dejavnikov.

Po eni strani je bila spretnost osebe, odgovorne za pregledovanje datoteke, ključna za zmanjšanje časa iskanja; vendar je bila učinkovitost v tej fazi neuporabna, če proces skladiščenja ni sledil natančno določenemu vrstnemu redu in strukturi. Organizacija datoteke mora biti osredotočena na potrebe tistih, ki bodo uporabljali podatke, ki jih vsebujejo; zato ne obstaja nobena oblika, ki bi delovala v vseh primerih.

Kot pri pripravi digitalne zbirke podatkov, vsa področja ne bi smela biti bistvena, vendar je pomembno, da so koristna; sicer pa povzročajo nepotrebno porabo prostora in negativno vplivajo na naročanje in iskanje .

Prvič, potrebno je imeti polje, ki omogoča, da se datoteke vnašajo na urejen način; za to je mogoče uporabiti različne podatke, kot so datum izdelave, identifikacijska številka, ki se poveča ena za drugo, ali črka. Odvisno od primera je mogoče združiti več metod, da se ustvari bolj zapletena organizacija ; Na primer, razvrstite žetone na začetku priimka stranke in nato na datum registracije.

V drugem smislu je kartica majhen kos, ki se uporablja za odpiranje ali zapiranje ovir, za zagon določenih strojev ali vzpostavljanje komunikacij. V preteklosti, pred rojstvom mobilnih telefonov, je bil edini način za klic z ulice preko javnih telefonov, ki na začetku niso sprejemali kovancev (kot se dogaja danes), temveč posebej oblikovani čipi., ki jih je mogoče dobiti v nekaterih trgovinah.

Košarice, ki se uporabljajo v nekaterih igrah ali zamenjave kovancev v igralnicah, prav tako dobijo ime žetonov: "Spremenil bom več žetonov za igranje rulete", "ne bomo mogli igrati domino, ker sem izgubil nekaj čipi . "