Pojem pomožnega, ki izhaja iz latinske besede auxiliāris, se uporablja za kvalifikacijo osebe ali stvari, ki zagotavlja pomoč, ali neke vrste pomoč . Po drugi strani pa se administrativni posegi na to, kar je povezano z upravo (dejanje organiziranja ali ureditve sredstev za dosego cilja).

Pojem upravnega pomočnika se nanaša na položaj ali delovno mesto, ki obstaja v večini podjetij . Naloga upravnega pomočnika je razvijanje različnih dejavnosti uprave družbe .

Administrativni asistenti opravljajo tipično pisarniško delo: arhiviranje dokumentov, izvajanje dokumentacije, vodenje dnevnega reda itd. Običajno so ti ljudje v službi hierarhičnega nadrejenega, ki mu pomaga pri izpolnjevanju njegovih nalog.

Upravljavec podjetja lahko na primer od upravnega pomočnika zahteva, da zbere vse račune nakupov, opravljenih v zadnjem semestru, da bi analiziral stroške, veljavne garancije in druge podatke . Po drugi strani pa se lahko od upravnega pomočnika zahteva, da komunicira s strankami, ki prijavijo dolg pri podjetju, da uskladijo, kdaj lahko zbiralec umakne plačilo.

Upravni asistent mora med drugim poznati storitve za stranke in dobavitelje, trženje, komercialne tehnike, standarde kakovosti, protokol, človeške odnose, dokumentacijo in informacijsko tehnologijo. Več znanja, ki ga ima upravni pomočnik, bolje bo lahko razvil svoje delo in več možnosti bo imel v notranji strukturi organizacije.

Čeprav včasih ta služba od družbe ne prejema veliko spoštovanja, saj ni na visoki hierarhični ravni, je treba poudariti, da uradi ne bi mogli pravilno in učinkovito delovati, če ne bi bili administrativni pomočniki . Široko in raznoliko število nalog, ki jih opravljajo vsak dan, je treba obravnavati skupaj, da bi lahko ocenili njihov pomen.

Temeljna je prisotnost upravnega pomočnika v podjetju, katerega delo je v veliki meri odvisno od uporabe informacij in delovanja upravnih sistemov. Spodaj si oglejte nekaj njegovih najpomembnejših funkcij:

* administrativna podpora : izvaja se s fotokopiranjem dokumentov, arhiviranjem, pošiljanjem sporočil z digitalnimi sredstvi, telefonsko pomočjo, upravljanjem vnosa in registracijo dohodnih sporočil. Poleg teh posebnih nalog ni redko zamenjati osebje telefonske centrale in sprejem, kadar sta odsotna;

Upravljanje s korespondenco : čeprav se je v zadnjih desetletjih obseg fizične korespondence znatno zmanjšal zaradi prezasedenosti interneta, podjetja še naprej pošiljajo in prejemajo pakete, delo upravnega pomočnika pa je ključnega pomena za dosego cilja;

* upravljanje datoteke : ta točka lahko povzroči zmedo, saj v velikih podjetjih običajno obstaja poseben položaj za upravljanje datoteke . Kadar pa obseg dokumentov ni tako velik, lahko upravni pomočnik prevzame odgovornost za naročanje in shranjevanje dokumentov za kasnejšo uporabo;

* nadzor osebja : med njihovimi nalogami na tem področju je evidenca odsotnosti, opravljenih ur, pravic do prostih dni in zahtevkov;

* prepis besedil : običajno je, da vas prosimo, da posredujete osnutek računalniku ali prepišete posnetek;

* računovodstvo : kot da vse zgoraj navedeno ni dovolj, so nekateri upravni pomočniki dolžni opravljati naloge, kot so priprava računov in izračun plač, prispevek za socialno varnost, odbitek davkov in strošek naročila