Skupina komponent, ki medsebojno vplivajo in so med seboj povezane, se imenuje sistem . Po drugi strani pa je administracija tista, ki je povezana z upravo (dejanje upravljanja: organiziranje ali upravljanje sredstev).

Upravni sistem ima v tem smislu običajno različne module . Vsak modul vam omogoča, da dokončate drugo nalogo: izdelate račun, izdate potrdilo za zbiranje, organizirate dnevni red, zabeležite dohodek in stroške ravnotežja, nadzirate inventar ali zaloge itd.

Poglejmo si primer, kako lahko podjetje deluje z upravnim sistemom. Recimo, da podjetje, ki prodaja naprave, prejme naročilo od stranke, ki želi kupiti mešalnik . V upravnem sistemu podjetja bo zaposleni prijavil nakup, izdal račun in razporedil pošiljko izdelka. Upravni sistem bo samodejno ustvaril opozorilo v koledarju, tako da bo pošiljka končana in ko bo registrirana, bo zmanjšala eno enoto inventarja. Ko naročnik prejme naročilo in ga plača, se v upravnem sistemu zabeleži odpis dolga in dohodek denarja.

Glede na proračun vsakega podjetja obstajajo dve možnosti pri nakupu upravnega sistema: najem razvijalca, da ga načrtuje iz nič, ob upoštevanju posebnih potreb podjetja; Izkoristite eno od številnih obstoječih paketov na trgu. Če se odločite za to zadnjo možnost, lahko izberete eno od več brezplačnih možnosti ali plačate mesečno naročnino za dostop do močnejšega in celovitejšega sistema.