Komunikacijska situacija se imenuje niz elementov, ki posegajo v akt komunikacije : izdajatelj; sprejemnik; sporočilo; kraj in trenutek, ko je dejanje določeno, itd.

Teorija komunikacije kaže, da je izdajatelj v aktu komuniciranja odgovoren za pošiljanje sporočila enemu ali več prejemnikom . To sporočilo se posreduje po kanalu in ga je mogoče razumeti, ko pošiljatelj in sprejemnik delita kodo . Pomembno je tudi, da ima prejemnik znanje o tem, na kaj se sporočilo nanaša, da bi razumel, o čem gre.

Komunikacijska situacija je torej povezana s specifičnim krajem in specifičnim trenutkom, ko vsi ti elementi delujejo in so medsebojno povezani. Pomembno je poudariti, da se v fluidni komunikaciji vloge nenehno izmenjujejo: oseba, ki pošilja prvo sporočilo, postane prejemnik, ko prejme odgovor od drugega subjekta, nato pa se vrne v vlogo izdajatelja in tako naprej.

Na enak način ne moremo prezreti dejstva, da so v vsaki komunikacijski situaciji tiste okoliščine, v katerih nastopata tako pošiljatelj kot prejemnik, temeljna vloga. Zakaj? Ker v vsakem primeru pozitivno ali negativno vplivajo na ta komunikacijski proces.

Seveda, samoumevno je, da se lahko v vsakem primeru, kot je tisti, s katerim se ukvarjamo, pojavi tudi hrup. To lahko rečemo, da je vse motnje, ki lahko resno poškodujejo komunikacijo med pošiljateljem in prejemnikom in celo onemogočijo.

Po drugi strani pa v komunikacijski situaciji vedno obstaja namen . To pomeni, da je komunikacija vzpostavljena za določen namen, kot je posredovanje informacij ali zahteva soglasja.

Na primer: 8. maja ob 10:30 vodja podjetja pošlje lastniku podjetja elektronsko sporočilo, da mu sporoči, da je pravkar zaključil komercialni sporazum z drugim podjetjem. Pet minut kasneje se lastnik po isti poti odzove, mu čestital in ga povabi, naj pride v pisarno, da razširi informacije. V tej komunikacijski situaciji se na ta način izmenjujejo vloge pošiljatelja / prejemnika.

Poleg vsega navedenega ne moremo prezreti drugih pomembnih vidikov, ki so povezani s prej omenjeno komunikacijsko situacijo, kot so:
- Namen ali namen izdajatelja je lahko zelo raznolik in različen. Tako lahko na primer ugotovimo, da se lahko pretvarjate, da boste obveščali, prepričali, opravičili, povedali ...
-Da bi lahko vedeli, ali je ta komunikacijski trenutek med obema stranema dober in da jim je všeč, bo treba paziti na vidike, kot so bližina ali fizična razdalja, ki obstaja v njih. Vendar pa bodo dali tudi veliko informacij o tem, s kakšnim tonom govorijo, položaje, ki jih sprejemajo, videz, ki ga izmenjujejo, kretnje in celo tišino, ki se lahko ustvari.
- Trenutno sporočilo lahko prenašate na več načinov in metod: ustni jezik, pisni jezik, e-pošta, telefon, WhatsApp, videokonferenca, pismo, faks, telegram ...